EfficientAdmin

Een offerte opmaken… hoe doe je dat ?

Een offerte is het eerste officiële document dat een potentiële klant van jou ontvangt. Een verzorgde, correcte en gedetailleerde offerte geeft meteen een positieve indruk en schept vertrouwen. Je neemt er dus best je tijd voor.

Welke elementen moeten zeker vermeld staan op de offerte ?

  • De gegevens van de klant
  • De gegevens van jouw bedrijf
  • Datum waarop de offerte werd opgemaakt
  • Offertenummer
  • Omschrijving van de werkzaamheden/opdracht/product
  • Prijs (totaalprijs, prijs per uur of per stuk)
  • Levertijd of deadline
  • Geldigheidsduur van de offerte

Hoe ga je een stapje verder ?

Vooraleer je goede offerte kan maken, moet je zeker zijn dat je alle informatie hebt. Het is daarom belangrijk dat je durft vragen te stellen aan je potentiële klant. Op die manier toon je niet alleen interesse, maar vermijd je achteraf ook discussies over de prijs en de uitvoering.

Vraag naar het beschikbare budget van uw klant : Is er genoeg budget ? In welke mate speelt de prijs een rol ? Moeten er alternatieven voorzien worden ? Vermijd onverwachte kosten en wees heel duidelijk in je omschrijving. Splits je prijs duidelijk op zodat de klant ziet dat er veel meer bij komt kijken (bv. Startvergadering, detail van alle materiaal, …)

Pols naar de nood van je klant : Wat wil de klant ? Hoe wil de klant het ? Welke bedenkingen heeft jouw klant aangaande het project ? Wat is voor hem absoluut noodzakelijk ?

Ga de timing van je klant na. Wanneer verwacht de klant jouw product of dienst ? Kan je dit waarmaken of hangt er eventueel een meerprijs aan vast ?

Weet welk element (prijs, kwaliteit, ervaring, levertijd,…) primeert voor de klant en stip dit extra aan.

Het is evident dat spelfouten uit de boze zijn en gebruik geen moeilijke termen of vakjargon. Stuur met de offerte ook een overtuigende begeleidingsbrief of -mail mee waarin je de aanvrager bedankt en waarin je de kwaliteiten van jouw bedrijf of product nog eens aanstipt.

Voeg er eveneens extra documenten aan toe om de kwaliteit van het product in de verf te zetten of verwijs naar een referentieproject.

En nu ? Eens de offerte verstuurd is, is de kous nog niet af ! Gun de klant wat tijd en indien je geen reactie krijgt, bel hem zelf eens op met de vraag of de offerte duidelijk is, er nog vragen zijn en of er al een beslissing gemaakt werd. Ging de keuze naar een concurrent vraag dan waarom ( prijs, snellere leveringstermijn, andere kwaliteit,..) en wens de klant veel succes en plezier met zijn project/product.

Hou een werkdocument bij van alle gemaakte offertes. Op die manier heb je een zicht op welke projecten voor welke bedragen wel of nog niet bevestigd werden en kan je direct gaan werken op de niet bevestigde offertes. Vermeld ook steeds de reden waarom iemand wel of niet voor jouw bedrijf koos. Op die manier kan  je je sterktes en zwaktes in beeld brengen en daarop verder werken.