EfficientAdmin

Timemanagement in een notendop : 5 tips voor beginners

De ene  holt constant zichzelf achterna en heeft het “druk druk” en de andere persoon is de rust zelve en heeft constant zijn business onder controle.  Hoe doet hij dat toch ? Deze tips geven je alvast een duwtje in de goede richting !

 

Tip 1 : Zorg voor persoonlijke orde

Doe een stapje achteruit en neem je werkplek onder de loep. Bekijk ook eens jouw presentatiemap of aktentas. Stel je dan de vraag welke indruk iemand krijgt als hij bij  jou op bureau langskomt of als jij bij hem langsgaat? Zou jij de persoon achter het bureau of met de presentatiemap een belangrijke taak toevertrouwen ? Waarom wel en waarom niet ? Vanuit die perceptie kan je misschien al een paar zaken aanpassen. Uitvluchten als ‘Zo ben ik nu eenmaal’ of ‘zo kan ik beter werken’ kan je hier niet gebruiken.

Een opgeruimd bureau schept niet alleen vertrouwen en geeft niet alleen de indruk dat je alles onder controle hebt, maar zorgt er voor dat je productiever bent, doet je eigenwaarde stijgen, geeft jou nieuwe energie en stimuleert je om sneller en efficiënter te werken !

 

Tip 2 : Plan vooruit

Plannen is geen tijdverspilling, integendeel je kan er veel tijd mee winnen. Wanneer je jouw werkdag gaat plannen  en op het einde van de dag gezorgd hebt dat je ook je volgende werkdag goed geregeld hebt dan is de kans groter dat je ’s avonds beter zal kunnen ontspannen . Je hebt het gevoel alles onder controle te hebben en moet niet steeds denken aan zaken die nog moeten afgehandeld worden.

Wanneer je ergens aan begint, is het belangrijk om jezelf een aantal vragen te stellen :

Heb ik echt alles wat ik nodig heb voor mijn project ?

Met welke gegevens of informatie kan ik dit project sneller uitvoeren ?

Is er informatie die ik zelf niet heb, maar die me wel zou toelaten om het project sneller uit te voeren?

Om efficiënt te zijn moet je plannen, alle informatie verzamelen en dan pas alles uitvoeren.

 

 

 

Tip 3 : Ken jezelf

Iedereen heeft dezelfde hoeveelheid tijd, maar waarom is de beschikbare tijd dan voor iedereen anders ? Wel, iedereen heeft andere competenties en deze hebben een invloed op jouw tijd. Met competenties bedoel ik vaardigheden, intelligentie, ambitie, geld, energie, mentaliteit, uiterlijk,…

Iemand die zeer intelligent is, zal minder tijd moeten besteden aan het aanleren van nieuwe zaken, iemand die over redelijk wat geld beschikt, zal meer kunnen investeren in handige tools of meer personeel.  Ben je een ochtendmens, dan is het misschien goed om lastige en minder leuke taken ’s morgensvroeg te plannen. Je bent dan immers op je best, hebt minder kans om gestoord te worden en je kan de rest van je dag aan leukere dingen besteden. Ben je daarentegen een avondmens, plan dan je vervelende taken naar de avond toe, tijdens de dag doe je andere dingen en werk  je naar je hoogtepunt toe. In beide gevallen heb je die dag heel wat verwezenlijkt en kan je jouw dag met een goed gevoel afsluiten. Het heeft je heel wat minder energie (en misschien zelfs minder frustratie), maar vooral minder tijd gekost omdat je de juiste taken op het juiste moment hebt ingepland.

 

Tip 4 : Stel je doelen

Doelen stellen is heel belangrijk om succesvol te zijn en te volharden. Stel zowel grote als kleine doelen, doelen op korte, middellange en lange termijn. Zelfs al lijkt je doel onrealistisch, schrijf het maar op, want het zal je helpen om altijd een duidelijk beeld voor ogen te houden en je motiveren.

Omschrijf je doelen gedetailleerd : plan niet alleen het maken van een wereldreis, maar ook waar je reis gaat starten, wat het eindpunt zal worden, hoeveel maanden je ervoor gaat uittrekken, hoeveel budget je wil spenderen,…

Stel doelen op alle vlakken in je leven dus zowel voor jouw onderneming als voor jouw financiële situatie en jouw privéleven. Stem ze ook op elkaar af. Als je een nieuwe lijn wil lanceren binnen het jaar, dan is het niet logisch dat je die periode ook meer tijd met je familie wil doorbrengen.

 

Tip 5 : Stop met uitstellen

Uitstel kost het meeste tijd. Dingen uitstellen kosten je tijd, tijd om te beslissen het uit te stellen, tijd om eraan te denken dat het nog moet gebeuren, tijd omdat het probleem door het uitstel veel omvangrijker is geworden, tijd om de plooien terug glad te strijken. En dan spreek ik nog niet van de frustraties, de extra kopzorgen, de onrust waardoor je niet optimaal kan functioneren en je opnieuw tijd verliest.

Is een taak te omvangrijk waardoor je de moed niet hebt om eraan te beginnen, deel de taak dan op in verschillende deeltaken en werk deze één voor één af. Plan de moeilijke deeltaak op het moment waarop je het productiefst bent. Mag je dan nooit iets uitstellen ? Tuurlijk wel, taken die niet tijdgevoelig zijn kunnen best wel even wachten. Heb je veel dringende zaken op hetzelfde moment, stel dan de routineklussen even uit en las een pauze in als je het gevoel hebt dat het je even allemaal teveel wordt.

 

Succes !!